Jak sprawnie przejść przez odbiór sanepidu i nie zejść na zawał? 

Spis treści: 

Kwity – wymagane dokumenty i opinie 

Zanim ukończysz remont i adaptację Twojego wymarzonego lokalu powinieneś zacząć przygotowywać Siebie i obiekt do odbioru sanepidu czyli formalnie mówiąc procedury Zatwierdzenia i Rejestracji Zakładu. Dokumenty składamy do Powiatowej Inspekcji Sanitarnej właściwej do miejsca lokalizacji Zakładu (ważne szczególnie wtedy kiedy adres siedziby firmy jest gdzieś indziej). Warto zatem zorientować się gdzie znajduje się lokalny sanepid – najłatwiej znaleźć na stronach Wojewódzkich Stacji Sanitarno Epidemiologicznych (dla przykładu mazowiecki http://wsse.waw.pl/kontakt/stacje-powiatowe)  

Głównym dokumentem będzie oczywiście wypełniony wniosek zgodny z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 29 maja 2007 r. w sprawie wzorów dokumentów dotyczących rejestracji i zatwierdzania zakładów produkujących lub wprowadzających do obrotu żywność podlegających urzędowej kontroli Państwowej Inspekcji Sanitarnej –wniosek dołączony do poradnika. W następnym rozdziale szczegółowo opiszę jak go wypełnić. 

Do wniosku potrzeba dołączyć załączniki: 

• Wpis do ewidencji (dla osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą i spółki cywilne) lub KRS dla spółek kapitałowych. 
• Dokument potwierdzający prawo do dysponowania lokalem (umowa najmu, akt notarialny potwierdzający własność). 

Na moment składania wniosku to wystarczy. Na razie te dokumenty z pewnością masz, kolejne trzeba będzie jednak już zorganizować a w momencie wizytacji inspektorów potrzebne będą jeszcze: 

• Projekt technologiczny. Formalnie nie ma przepisu z którego wynika że jest konieczny jednak na odbiorze to bardzo przydatny o ile nie najważniejszy dokument. Projekt zaopiniowany przez rzeczoznawcę do spraw sanitarno-higienicznych pomaga często przekonać Inspektorów co do prawidłowości przyjętych rozwiązań projektowych i pomaga również odnaleźć się w lokalu szczególnie jak obiekt ma bardziej skomplikowany układ. Z projektu wynika jakie przyjęto założenia technologiczne i jak dla tych założeń zapewniono prawidłowe rozplanowanie przestrzenne i wyposażenie. 
• Wynik badania wody. Badanie należy zlecić akredytowanemu laboratorium. Wojewódzkie sanepidy prowadzą takie laboratoria ale może być też niezależne byle z akredytacją. Przy wodzie z sieci wodociągowej badamy parametry mikrobiologiczne natomiast przy wodzie z własnego ujęcia dodatkowo również fizykochemiczne. Wodę pobieramy z kranu który będzie służyć do poboru wody do celów konsumpcyjnych (przeważnie zlew w kuchni, barze itp.). Przed pobraniem należy spuścić wodę przez minimum kilka godzin. Dzięki temu instalacje się przepłucze i będzie lepszy wynik. Wyniki są około tydzień od poboru. Po odbiorze sprawdzamy czy wszystkie parametry są w normie. Nie ma sensu przedstawiać złych wyników bo zostaną odrzucone.  
• Projekt wentylacji. Będzie potrzebny do weryfikacji następnego dokumentu czyli protokołu pomiarów wentylacji.
• Pomiary wentylacji na skuteczność (wydajność) i głośność. Pomiary wykonują osoby z uprawnieniami budowlanymi z zakresu instalacji sanitarnych. Najlepiej zlecić badanie firmie wykonującej instalację wentylacji – wtedy biorą pełną odpowiedzialność za wykonanie i prawidłowe działanie tej kosztownej instalacji. Większe firmy mają własne zasoby do przeprowadzania badań a mniejsze przeważnie z kimś współpracują. Bardzo ważną kwestią jest żeby wyniki pomiarów korespondowały z założeniami z projektu wentylacji. Inspektorzy na odbiorze przeważnie proszą o projekt wentylacji i będą to porównywać. Pomiary nie powinny odbiegać od projektu więcej niż 10%. Tu podobnie jak z wynikiem badania wody, pomiary muszą być dobre – czyli zgodne z projektem. Czasem trzeba je podrasować żeby było OK 😊.Ważne żeby w protokole pomiarów było zapisane stwierdzenie że „zbadana instalacja spełnia wymogi dla funkcji gastronomicznej”. 
• Dokumentacja HACCP. Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 852/2004Parlamentu Europejskiego i Rady Europy z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych oraz ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia każdy podmiot przetwarzający żywność jest zobowiązany do opracowania i wdrożenia w zakładzie procedur przeprowadzania kontroli wewnętrznej zgodnie z zasadami HACCP. Na moment odbioru nie musi to jeszcze być tak super dopracowane i wdrożone (wdrożenie polega na stosowaniu w czasie działanie zakładu, a nasz jeszcze przecież nie został uruchomiony) ale główny trzon procedur GMP/GHP i wstępną analizę zagrożeń do HACCP trzeba mieć na odbiór a potem jak już zacznie się działać dokumentacja będzie aktualizowana i rozwijana. Istotą systemu HACCP jest przecież jego elastyczność i aktualizowanie do aktualnych potrzeb. 
• Certyfikaty i dopuszczenia. Generalnie wszystkie używane na zapleczu materiały i urządzenia powinny posiadać dopuszczenia do użytkowania i certyfikaty. Produkty dostępne oficjalnie na rynku muszą to mieć. Przeważnie można dostać stosowne dokumenty od sprzedawcy lub są do pobrania ze strony producenta. Na odbiorze powinniśmy móc wykazać że zastosowane materiały są bezpieczne. W tym celu należy przedstawić certyfikaty dla użytych materiałów. Powinniśmy zebrać stosowne dokumenty dla głównych materiałów wykończeniowych jak płyty G/K, cegły, tynki, płytki ceramiczne, fugi, farby oraz dla wyposażenia (producenci i importerzy sprzętu gastro przeważnie dodają to do instrukcji obsługi lub do karty gwarancyjnej). Najlepiej zebrać wszystkie certyfikaty w segregator i mieć do pokazania. Z praktycznego punktu widzenia może nam się to przydać w przyszłości jak przyjdzie do pierwszego odświeżania lokalu i będziemy chcieli dokupić taką samą farbę lub płytki bo za kilka lat nie będziemy pamiętać czym to było malowane a wtedy zaglądamy do segregatora i wiemy co mamy. 

Wniosek – nie taki straszny 

Wniosek kierujemy do Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego właściwego do miejsca lokalizacji zakładu. Większość rubryk dotyczy danych rejestrowych i adresowych. Ważne żeby podać właściwe PKD działalności zgodne z tym co mamy w dokumentach rejestrowych firmy – rodzaj działalności z PKD powinien być oczywiście zgodny z tym co chcemy robić. 

Najwięcej komplikacji sprawia ostatnia rubryka: Rodzaj żywności będącej przedmiotem produkcji lub obrotu^. 

Tutaj należy w możliwie zwięzły sposób opisać co będzie się robić z uwzględnieniem: 

• Co robimy 
• Z czego robimy 
• Jaka obróbka brudna 
• Jak podajemy / sprzedajemy 
• Czy podajemy / sprzedajemy alkohol. 

Ważne jest co wpiszemy we wniosku ponieważ według tego będzie przeprowadzana weryfikacja na odbiorze oraz późniejszy zakres działalności w decyzji. Powinniśmy starać się jednak opisać działalność możliwie ogólnie żeby mieć potem pewien margines działania. Na przykład zamiast napisać wyrób pierogów z mięsem lepiej napisać wyrób dań garmażeryjnych. 

Kilka przykładów. 

1. Otwieramy restaurację działającą od surowca do dania gotowego, podajemy alkohol na miejscu, sprzedajemy wino na wynos – we wniosku należy wpisać: 
   Prowadzenie restauracji serwującej dania zimne i gorące przygotowywane na bazie surowców. W zakładzie będzie obieranie warzyw, dezynfekcja jaj, przygotowywanie dań zimnych, obróbka termiczna dań ciepłych, przygotowywanie deserów, wypiek ciast. Podawanie dań w systemie kelnerskim na naczyniach wielokrotnego użytku. Podawanie napojów alkoholowych w naczyniach wielokrotnego użytku. Sprzedaż napojów alkoholowych w opakowaniach jednostkowych producenta. 
2. Otwieramy barek sprzedający głównie na wynos, działający na półproduktach, podający na jednorazówkach – we wniosku należy wpisać: 
   Prowadzenie baru serwującego dania przygotowywane na bazie półproduktów. W zakładzie nie będzie obróbki brudnej warzyw. W zakładzie będzie obróbka czysta dań zimnych i obróbka termiczna. Podawanie dań w systemie samoobsługowym na naczyniach jednorazowego użytku. Sprzedaż dań na wynos w opakowaniach jednorazowego użytku. 
3. Otwieramy sklep ogólnospożywczy samoobsługowy z alkoholem i ze stoiskiem ze świeżym mięsem i wędlinami – we wniosku należy wpisać: 
   Prowadzenie sklepu spożywczego sprzedającego konfekcjonowane artykuły spożywcze sprzedawane w opakowaniach jednostkowych producenta. Sprzedaż świeżego mięsa na stoisku tradycyjnym z porcjowaniem na miejscu i pakowaniem w jednostkowe opakowania jednorazowe. Sprzedaż wędlin na stoisku tradycyjnym z krojeniem i pakowaniem w jednostkowe opakowania jednorazowe. Sprzedaż alkoholi z jednostkowych opakowaniach producenta. 

To oczywiście kilka częstych przykładów. Treść należy dostosować do tego co rzeczywiście chcemy robić. Przeważnie takie założenia które nadają się do wpisana we wniosek znajdują się w założeniach do projektu technologicznego (w moich projektach tak jest). 

Na koniec oczywiście podpisujemy wniosek przez osobę uprawnioną – właściciel, zarząd lub inna osoba upoważniona (jeżeli podpisuje ktoś spoza dokumentów rejestrowych to koniecznie trzeba dołączyć pełnomocnictwo). 

Lokal – co musi być a z czym się nie napinać

Stopień wykończenia lokalu jest głównym przedmiotem inspekcji więc tutaj trzeba się przyłożyć.

Lokal powinien być wykonany zgodnie z projektem. Dopuszczalne są drobne odstępstwa sprzętowe ale główny układ pomieszczeń i punktów poboru wody (zlewy, umywalki) powinien być zgodny.

W kwestiach budowlanych całe zaplecze powinno być w zasadzie całkowicie wykończone. W szczególności muszą być wykonane zmywalne powierzchnie ścian i podłóg, instalacja wodno-kanalizacyjna i wentylacja wraz z obudowaniem kanałów i instalacji biegnących pod sufitem (Ważne!). Jak wynika z wcześniejszych rozdziałów poradnika musimy mieć dokumenty potwierdzające działanie wentylacji i jakość wody więc te instalacje muszą być „na gotowo”.

W pomieszczeniach zaplecza powinno znajdować się podstawowe wyposażenie ze szczególnym uwzględnieniem zlewów i umywalek i co naprawdę jest bardzo ważne a często niedoceniane przez inwestorów – zlew do celów gospodarczych. Wszystkie krany powinny działać. Nie powinno być jednak problemu jeżeli czegoś ze sprzętu pomocniczego jeszcze nie będzie (może brakować części stołów roboczych, sprzętu termicznego, lodówek, regałów itp.) lub na przykład część urządzeń będzie dostarczona ale jeszcze nie podłączona. Kompletnie wyposażone powinny być jednak pomieszczenia socjalne i sanitarne dla personelu (szafki BHP, ustępy itp.).

Dobre wrażenie robią też instrukcje stanowiskowe zafoliowane i przymocowane w miejscach gdzie są potrzebne – przy umywalkach, na stanowiskach itp., tabliczki na drzwiach z nazwami pomieszczeń, tabliczki z zakazem palenia tytoniu, przy wejściu na zaplecze „Staff only” itp.

Na pewno nie musimy mieć w ogóle całego drobnego sprzętu typu garnki, GN, noże itp. Choć czasem taki sprzęt jest już na obiekcie.

W kwestii sali konsumpcyjnej na etapie odbioru możemy mieć najsłabsze zaawansowanie. Nie powinno być problemu jak nie będzie wykończonej podłogi czy ściany nie będą pomalowane i nie będzie drobnego wyposażenia czy stolików choć oczywiście lepsze wrażenie robi ładna wykończona sala.

Jeżeli ubiegamy się o koncesję na podawanie alkoholi musimy mieć wykończone toalety dla klientów co najmniej w zakresie powierzchni zmywalnych ścian i podłóg oraz białego montażu. Może brakować lustra i drobnego wyposażenia.

Ogólnie im obiekt bardziej wykończony tym lepiej ale po odbiorze wiele lokali czeka jeszcze na procedurę wydania koncesji co zajmuje minimum kilka tygodni i wtedy jest czas na dopieszczenie całości.

Z drugiej strony czasem kuchnia jest już całkiem gotowa i nawet działająca. Dopóki nie sprzedajemy jedzenia klientom ani w jakikolwiek inny sposób nie wprowadzamy żywności na rynek nie popełniamy wykroczenia. Kuchnia może działać w zakresie testowania sprzętu, szkolenia personelu kuchennego, opracowywania receptur dań itp. więc w lokalu mogą być składniki dań i nie są problemem widoczne ślady użytkowania kuchni.

HACCP – aktualnie konieczne minimum 

Jak wcześniej pisałem jednym z wymaganych dokumentów jest Dokumentacja HACCP.  

Ogólnie zagadnienie to jest dość obszerne i postaram się je omówić dokładniej w osobnej publikacji.  

Dokumentacja HACCP składa się z części związanej z procedurami utrzymania czystości i dobrej praktyki produkcyjnej – tak zwane GMP/GHP oraz z części HACCP – analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli.  

Na GMP/GHP składają się procedury i instrukcje sprzątania pomieszczeń, mycia stanowisk pracy, myca urządzeń, arkusze zapisów wykonania czynności porządkowych, procedury przyjęcia dostaw, przechowywania, kontroli temperatur w urządzeniach chłodniczych (w tym zapisy), procedury związane z obróbką produktów, procedury związane ze zmywaniem naczyń, usuwaniem odpadów czy ochroną przed szkodnikami. 

Na HACCP składa się opis zakładu i procesów, analiza zagrożeń, ustalenie krytycznych punktów kontroli CCP (lub stwierdzenie że ich nie ma), procedury kontroli CCP, formularze do zapisów CCP. 

W momencie odbioru KONIECZNE jest przygotowanie dokumentacji w zakresie GMP/GHP oraz przynajmniej wstępny zarys do HACCP. Powinna być wykonana analiza zagrożeń i wstępie ustalone CCP wraz z procedurami kontrolnymi jednak w tej kwestii obserwuję zróżnicowane podejście poszczególnych Powiatowych Inspekcji Sanitarnych. Niektóre wymagają na odbiór tylko GMP/GHP a niektóre pełnej księgi HACCP praktycznie gotowej do rozpoczęcia codziennego wypełniania. Ogólnie tendencja idzie w stronę pełnego HACCP i zalecam być na to prędzej czy później gotowym. 

Zindywidualizowane pakiety procedur GMP/GHP będą wkrótce dostępne do kupienia na mojej stronie. 

Według indywidualnej wyceny oferuję również opracowanie pełnej dokumentacji HACCP. 

Czego się spodziewać w trakcie wizytacji 

Po złożeniu wniosku w ciągu około tygodnia kontaktuje się z nami osoba która będzie dokonywać wizytacji. Z reguły będzie to Pani Inspektor bo zawód ten jest równie sfeminizowany co opiekunki przedszkolne. W trakcie rozmowy umawiany jest termin wizyty. Częstą i zalecaną praktyką jest zaproponowanie podwiezienia Inspektorki na miejsce i później odwiezienia bo niestety sanepid nie dysponuje pojazdami służbowymi.  

Wizytacja przeważnie odbywa się około 2-3 tygodnie od złożenia wniosku ale tutaj zdarzają się odstępstwa od reguły i to w obydwie strony. W moim doświadczeniu był przypadek odbioru na drugi dzień od złożenia pisma (akurat Inspektorka miała zaplanowaną kontrolę w tym dniu w sąsiednim lokalu i przy okazji przeprowadziła odbiór będąc przy tym wyrozumiałą na niedociągnięcia bo była jednak z zaskoczenia) ale zdarzyło się również oczekiwanie około 2 miesiące (mieliśmy pecha do tego że w zaplanowanym terminie Sanepid dostał pilną interwencję wycofania jakiegoś produktu ze wszystkich sklepów i trzeba było odwołać, potem urlop i tak się zeszło ale to sytuacja ekstremalna). Formalnie Inspekcja ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku. 

Na odbiór lokal powinien być sprzątnięty i przynajmniej na czas wizytacji powinno się wstrzymać pracę ekip wykończeniowych (hałas, pylenie itp. niedogodności nie robią dobrego wrażenia). Powinno się zapewnić wygodne miejsce do spisania protokołu kontroli sanitarnej – stół lub biurko, krzesła itp. 

Kontrola przeważnie zaczyna się od sprawdzenia dokumentów wymienionych we wcześniejszym rozdziale. W tym momencie Inspektorki pytają o szczegóły planowanej działalności, wyrażają swoje opinie czy wątpliwości więc warto dobrze odpowiadać. Po weryfikacji dokumentów przeprowadza się wizję lokalną pomieszczeń przeważnie zgodnie z ruchem obrabianego produktu – czyli od dostaw do wydawalni i zmywalni naczyń. Takie przeprowadzenie Inspektorki pozwala od razu pokazać prawidłowość dróg technologicznych i robi wrażenie że prowadzący wie co robi. Warto w każdym pomieszczeniu czy miejscu ważnym technologicznie krótko omówić co i jak tam będziemy robić. 

Po obejrzeniu lokalu o ile nie ma zastrzeżeń rozpoczyna się najdłuższa część odbioru czyli spisywanie protokołu. W protokole znajduje się sporo informacji z wniosku (wszystkie dane rejestrowe i adresowe), wykaz przedstawionych dokumentów oraz dość szczegółowy opis lokalu zgodnie ze stanem zastanym w czasie wizytacji. Jeżeli jest wszystko OK to we wniosku pojawia się konkluzja o spełnieniu wymogów rozporządzenia i właściwie jesteśmy szczęśliwi. 

W sytuacji kiedy są jednak jakieś kwestie do poprawy czy uzupełnienia jest to również wpisywane do protokołu w formie zastrzeżeń po spełnieniu których będzie możliwe wydanie pozytywnej decyzji. W takim przypadku będziemy obciążeni opłatą za dodatkową pracę inspektorów płatną po wydaniu decyzji. 

W przypadku braków natury proceduralnej (braki w dokumentach, uzupełnienie dokumentacji HACCP itp.) z reguły wystarcza dostarczenie brakujących dokumentów do sanepidu bez konieczności ponownej wizytacji. 

W przypadku koniecznych przeróbek czy uzupełnień natury budowlanej lub sprzętowej kwestię ponownej wizytacji trzeba uzgadniać indywidualnie. Często wystarczy przesłanie fotografii pokazujących wykonanie brakujących elementów czy przeróbek ale czasami Inspektorki chcą to jednak zobaczyć na własne oczy.  

Protokół pokontrolny jest podstawą dla Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego do wydania decyzji zatwierdzenia i rejestracji zakładu. Decyzja jest przeważnie dostępna w ciągu około tygodnia od wizytacji ale w tej kwestii trzeba się dogadywać bo często udaje się wcześniej. 

Formalnie od momentu otrzymania decyzji możemy otworzyć lokal i zacząć obsługiwać gości bądź klientów jednak nie słyszałem o przypadku żeby ktoś miał problemy jak otworzył się po pozytywnie zakończonej kontroli ale przed wydaniem decyzji. 

Podsumowanie

Dobre przygotowanie się do procedury zatwierdzenia i rejestracji zakładu pozwoli bezproblemowo przejść tę niezbędną czynność i uzyskać pozytywną decyzję.

Zebranie kompletu dokumentów i odpowiednie wypełnienie wniosku będzie podstawą szybkiego procedowania sprawy w urzędzie.

Lokal należy mieć praktycznie wykończony ale mogą być jeszcze pewne niedoróbki i elementy wymagające zamontowania. Ważne będą punkty wodne i wykończenie powierzchni.

Do odbioru trzeba przygotować wstępną dokumentację GMP/GHP i HACCP.

Wizytacja jest umawiana po zarejestrowaniu wniosku i odbywa się we wcześniej umówionym terminie.

Jeżeli masz jeszcze jakieś obawy czy wątpliwości nie lękaj się zapytać eksperta. W razie czego chętnie udzielę dodatkowych informacji. Istnieje również możliwość przeprowadzenia audytu przed zaproszeniem sanepidu na odbiór. Koszt takiego audytu będzie z pewnością mniejszy niż koszty wynikające z opóźnienia otwarcia lokalu przez problemy na odbiorze. 

Checklista